第一百一十九条 股东会应当对所议事项的决定作成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。
本条相较于2018年《公司法》未作修改。
股东会会议记录是记载股东会决议事项的书面文件。在召开股东会会议时,由召集人安排人员记录会议的情况。股东会会议记录的必要记载事项包括:(1)会议的时间、地点、议程;(2)会议主持人及出席人员,委托代理人出席的股东应记录代理人情况;(3)会议讨论的议题;(4)每一议题的审议过程、发言意见、质询意见、答复意见和表决结果;(5)计票人、监票人。股东会会议记录应当由主持人和出席会议的董事签名。
股东会会议记录的附件包括出席股东的签名册和代理出席的委托书。签名册记录了实际出席的股东名单,而代理委托书用于确认代理人的授权。会议记录、签名册和委托书等相关文件应当妥善保存和归档,以备将来查阅和审查。
【知践行·适用指引】
与有限责任公司股东会会议记录应当由出席会议的股东签字有别,股份有限公司的股东往往较多,尤其是上市公司的股东会会议,通常难以要求全部到会的股东在会议记录上签字,因此股东会会议记录采取的是主持人、出席会议的董事代表到会股东签字的方式。《公司法》对股东会会议记录未作强制公证的要求,实践中,经由主持人和到会董事签字的股东会会议记录能否真实反映会议真实情况曾出现纠纷,因此会议召集人可采取见证、公证等方式确保股东会会议记录的真实性。对上市公司而言,根据中国证监会发布的《上市公司股东大会规则》,其股东会会议必须聘请律师见证,并将律师的姓名记载于股东会会议记录。
【知前鉴·典型案例】
出席股东会的董事若存在冒名行为,则会影响股东会决议的效力。
案号:(2021)粤0606民初17646号
案例名:吴某流诉某数据服务股份有限公司请求变更公司登记纠纷案
案情:2015年11月3日,被告召开股东大会,表决同意股东变更、选任董事及监事等事项,其中表决同意陈某标、吴某流等7人任公司董事会董事职务。会议记录上的参会董事处签有“吴某流”字样。其他股东、参会董事均在会议记录上签名。经原告申请,法院对2015年11月3日股东大会会议记录上“吴某流”的签名进行司法鉴定。经广东明鉴文书司法鉴定所作出《司法鉴定意见书》,鉴定意见为股东大会会议记录上“吴某流”的签名字迹与原告书写的样本字迹不是同一人的字迹。
法院认为,本案为请求变更公司登记纠纷。《公司法》第一百零七条规定,股东大会应当对所议事项的决定作成会议记录,主持人、出席会议的董事应当在会议记录上签名。会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书一并保存。本案中,经鉴定原告并未在股东大会会议记录上参会董事处签名,其亦否认曾出席该日股东大会及并未委托他人在会议记录上签名,故法院认定2015年11月3日的股东大会会议记录中“吴某流”的签名并非其本人所签,该日的股东大会会议记录中关于表决同意任吴某流为公司董事会董事的决议不成立。
没有股东会会议记录,会影响股东会作出的决议的效力。
案号:(2020)粤0114民初12061号
案例名:张某梅等诉花都公司请求公司收购股份纠纷案
案情:张某梅等五人基于花都公司临时股东会决议,主张花都公司应履行该决议,回购张某梅等五人的股份。事实上,花都公司在召开会议前没有向全体股东发布过该审议事项,张某梅等五人起诉依据的临时股东会决议是在股东吃饭时讨论通过签名确认的。法院经审查认为,张某梅等五人主张的临时股东会决议召开程序不符合法律及公司章程规定,故判决驳回了张某梅等五人的诉讼请求。
解析:股东会应有会议记录,由董事会秘书负责。从案涉临时股东会决议的形式来看,根据《公司法》及被告公司章程的相关规定,股东大会应对所议事项的决定作成会议记录,并由主持人、出席会议的董事在会议记录上签名。本案临时股东会亦缺乏相应的会议记录,此属于股东会决议效力瑕疵问题。但是判断股东会决议是否生效,需要结合多方因素考虑。本案中,关于股东会决议的效力问题,案涉临时股东会决议不管是会议召集程序,还是决议的内容和形式,均存在与公司法或公司章程不符的地方,因此公司股东会决议不生效。